批次匯入教學¶
大量開立時，Excel 批次匯入可以省下重複鍵入時間，但也會把錯誤「放大」：同一欄位格式錯、就可能整批失敗或需事後作廢／折讓。本文說明官方範本欄位、預覽與匯入結果如何留紀錄。
這篇適合誰¶
- 每日或每月固定有大量發票要開立的內勤。
- 從其他系統匯出訂單後，再轉成發票資料者。
匯入前請先確認資料來源、交易事實、期別、稅別與載具欄位，並保留匯入檔與處理結果供後續追蹤。
開始前確認¶
- 從目前後台下載最新版範本，不沿用未確認版本的舊檔。
- 已核對訂單來源、期別、買受人、金額、稅別、載具與字軌。
- 已定義批次識別方式，能區分未處理、成功與失敗資料，避免重複開立。
- 匯入檔可能含個資與交易資料，已確認存取權限與保存方式。
什麼時候使用批次匯入？¶
適合使用批次匯入的情境
- 每天有超過 10 筆以上的發票需要開立
- 從其他系統匯出訂單資料後，需批次轉換為發票
- 月底或季末需整理已確認交易並批次開立
下載 Excel 範本¶
- 登入 e首發票後台
- 進入「發票管理」→「批次匯入」
- 點擊「下載範本」取得最新版 Excel 範本
請使用官方範本
請務必使用後台下載的官方範本，自行修改欄位格式可能導致匯入失敗。
Excel 範本欄位說明¶
必填欄位¶
| 欄位名稱 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
| 消費日期 | 格式：YYYY/MM/DD | 2024/01/15 |
| 品名 | 商品或服務名稱 | 商品A |
| 數量 | 正整數或小數（最多2位） | 2 |
| 單價 | 未稅單價（正整數） | 500 |
| 稅別 | 1=應稅、2=零稅率、3=免稅 | 1 |
選填欄位¶
| 欄位名稱 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
| 買受人統編 | 8位數字，B2B必填 | 12345678 |
| 買受人名稱 | 有統編時必填 | 某某有限公司 |
| 載具類型 | 1=手機條碼，2=悠遊卡，3=icash | 1 |
| 載具號碼 | 對應的條碼號碼 | /ABCDE12 |
| 捐贈碼 | 3-7位數字 | 1234 |
| 備註 | 發票備註說明 | 訂單編號 #001 |
匯入步驟¶
Step 1：準備 Excel 檔案¶
依照範本格式填寫資料： - 每一列代表一筆發票的一個品項 - 若一張發票有多個品項，請在多列中填寫相同的買受人資訊 - 確認日期格式正確（YYYY/MM/DD）
Step 2：上傳 Excel 檔案¶
- 點擊「選擇檔案」，選取填寫好的 Excel 檔案
- 點擊「預覽匯入」
Step 3：確認預覽資料¶
系統將顯示解析結果，請確認： - 發票筆數是否正確 - 總金額是否符合預期 - 是否有任何格式錯誤標示
預覽錯誤處理
若預覽時出現紅色錯誤提示，請依照錯誤說明修正 Excel 檔案後重新上傳。
Step 4：確認匯入¶
確認資料無誤後，點擊「確認匯入」，系統會依批次流程處理並上傳發票資料至財政部平台。
Step 5：查看匯入結果¶
匯入完成後，系統顯示處理結果： - 成功筆數 - 失敗筆數（若有） - 失敗原因列表
常見匯入錯誤¶
| 錯誤訊息 | 原因 | 解決方式 |
|---|---|---|
| 日期格式錯誤 | 日期格式非 YYYY/MM/DD | 修正日期格式 |
| 統編格式錯誤 | 統編非 8 位數字 | 確認統編正確性 |
| 載具號碼格式錯誤 | 手機條碼未以 / 開頭 |
確認載具號碼格式 |
| 字軌不足 | 本期字軌已用完 | 申請補充字軌 |
| 金額超過上限 | 單張發票超過限額 | 拆分發票 |
例外情境與責任邊界¶
- 若部分成功、部分失敗，請先下載或保留處理結果，再針對失敗筆數修正後重匯，避免重複開立。
- 匯入檔內容、訂單來源、買受人資料與稅別判斷仍由營業人負責。
- 若批次匯入涉及跨期、補開、作廢或折讓，應先確認主管機關規範與內部會計流程。
完成標誌¶
已保存本次匯入檔、處理時間、批次結果及失敗明細，並能在發票查詢中核對成功資料。失敗或狀態不明的資料已隔離，尚未在未查詢前直接重匯。
大量匯入想先評估欄位或自動化？¶
若資料來自 ERP／電商且欄位複雜，可先評估是否改以 API 串接降低人工作業；歡迎 聯絡我們 說明資料來源與筆數。