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電子發票加值中心導入建議書

本頁摘要

專案背景、現況分析與需求、導入建議、預期效益、建議事項。供營業人與專案評估參考。

本文件為 e首發票電子發票加值中心導入建議書之摘要整理。實際申請與上線步驟請見 營業人申請 e首發票全攻略。

壹、專案背景

隨著數位轉型浪潮，電子發票已成為現代企業營運的重要環節。為配合政府推動電子發票政策，財政部提供多項稅賦優惠措施，包含營所稅及營業稅申報獎勵、電子發票設備補助等。企業導入電子發票系統不僅能提升營運效率、享受政府優惠補助，更能強化數據管理能力。

貳、現況分析與需求

  • 傳統紙本發票管理流程繁瑣且耗費大量人力資源，從開立、整理到歸檔都需要專人處理，增加人事成本並容易造成工作效率低落。
  • 人工作業方式容易產生各種錯誤（開立金額錯誤、統一編號誤植或遺漏重要資訊等），需要額外時間處理，並可能影響公司營運效率與客戶關係。
  • 紙本發票的儲存管理相當困擾，需要大量實體空間存放，長期保存更面臨發票褪色、破損、遺失等風險，造成稽核與查核作業的困難。
  • 缺乏數位化管理系統，無法快速查詢與調閱歷史發票資訊，也無法進行即時數據分析與營運決策支援，影響企業競爭力與決策效率。

參、系統導入建議

1. 基礎建設需求

  • 雲端系統：使用 e首發票雲端系統，採用最新雲端技術架構，完全不需要添置額外伺服器設備，大幅降低硬體投資成本，同時確保系統穩定性與可擴充性。
  • 財政部規範：建置完全符合財政部規範的電子發票開立系統，包含電子發票證明聯及存根聯之開立、傳輸、儲存及確認等功能，確保所有作業流程均符合法規要求。
  • 系統整合：整合現有企業營運系統與作業流程，實現資料自動同步功能，消除重複輸入問題，提升作業效率並降低人為錯誤風險。
  • 資料備份：建立多重且安全的資料備份機制，包含即時備份、定期備份及異地備援等措施，確保重要發票資料的安全性與可用性。
  • 網路與設備：配置符合系統運作需求的網路與硬體設備（穩定網路、適當作業電腦及周邊設備），以支援電子發票系統順暢運作。

2. 功能規劃

  • 發票管理：完整的電子發票管理功能，包含開立各類型發票、折讓單處理以及發票作廢申請，確保符合營運需求與法規要求。
  • 買受人通知：完善的買受人通知機制，整合 e首發票會員載具系統，讓客戶可便利地接收及管理雲端發票，提升服務品質與客戶滿意度。
  • 上傳與稽核：系統自動連線至財政部整合服務平台進行即時上傳，並設置智慧化逾時稽核機制，主動提醒並預防逾期開立情況，有效避免違規受罰風險。
  • 媒體申報與分析：強大的媒體申報功能，搭配完整發票歷史資料庫，提供多維度查詢介面與進階統計分析工具，協助管理階層掌握營運動態。
  • API 開立稽核：創新的自動化 API 開立稽核系統，結合智慧型申報引導功能，透過系統自動提醒與檢核機制，大幅提升作業效率與準確性。

3. 教育訓練與客服

  • 專屬客服：專屬客服團隊全年無休待命，提供即時技術支援與問題解決方案，讓您在電子發票開立過程中隨時獲得專業協助。
  • 系統操作教育訓練：由客服專人線上連線講解，透過實際操作演練與案例分析，課程涵蓋基礎操作、進階應用、常見問題排除，並提供完整操作手冊與教學影片。可依不同營業人需求客製化課程內容。
  • 合規指引：電子發票相關合規指引說明涵蓋財政部電子發票實施作業要點、營業人開立雲端發票作業規範等重要法規，提供法規解讀與實務操作建議，並即時更新最新法規變動資訊。
  • 異常處理：異常狀況處理流程訓練涵蓋網路連線中斷、系統回應異常、資料傳同步失敗等常見問題的標準處理程序；並協助客戶系統異常造成拋入失敗、計算錯誤、開立錯誤等。建置異常資料修改通報機制（如透過小額付費修改），讓企業主即時掌握使用狀況與合規修正記錄，面對稅局函文時可提供完整記錄。

肆、預期效益

1. 營運效率提升

  • 減少人工開立發票時間，提升作業效率；系統能自動讀取交易資料並即時產生電子發票，同步處理大量交易。
  • 降低人為錯誤率，提高發票正確性；系統內建多重檢核邏輯能即時偵測異常並提供警示。
  • 節省紙本發票列印與存放成本，減少採購、列印設備維護與倉儲支出，並降低文件管理人力與損壞遺失風險。

2. 管理效能優化

  • 即時掌握發票開立狀況，快速查詢與調閱歷史發票，自動化報表提升決策效率。
  • 透過完整數位化管理平台，管理階層可即時監控發票開立情況、追蹤營收趨勢並進行多維度數據分析；完善的權限管理機制確保資料安全。

3. 永續環保效益

  • 減少紙張使用，響應環保政策；降低碳排放，實踐企業社會責任。
  • 大幅減少實體發票印製與運送需求，降低檔案儲存空間使用，落實環境永續發展理念。

伍、導入實施時程（參考）

階段 工作項目 預估時程
第一階段 業務規劃與申請階段 3～15 天
第二階段 開通教育訓練 1～2 小時
第三階段 第一次營業稅申報（單月 15 日前） 1～2 小時

陸、建議事項

建議先申請營業人工商憑證，以便於後續在財政部電子發票整合服務平台上進行各項操作，包含發票字軌取號、授權加值中心、申報下載、註銷、逾期重傳等重要功能。此憑證不僅能確保交易安全性，還能簡化各項行政作業流程，為電子發票系統導入過程中的重要工具。

經濟部工商憑證正卡申請：請依經濟部規定辦理。

版本紀錄
版本 日期 修改者 修改內容
v1.0 2025-02-09 專案負責人 整理為對外摘要文件。