電子發票字軌怎麼管？營業人常見錯誤、風險與預防作法
本頁摘要
字軌／切本概念、常見錯誤、可能後果、預防作法、e首發票可協助項目。供營業人建立制度與對應操作參考。
字軌號碼管理看起來是小事，實務上卻是電子發票最常出問題、也最容易被稽核的環節之一。本篇依類別整理。
類別一：字軌與切本是什麼？
| 項目 | 說明 |
|---|---|
| 字軌號碼 | 每張發票的唯一號碼，通常為 2 碼英文字母 ＋ 8 碼數字。 |
| 切本／配號 | 主管機關分配一段號碼給營業人使用，企業須在此範圍內依序使用並管理剩餘量。 |
簡單講：字軌就是「你能用的號碼庫」，切本就是「號碼庫的分段與用途管理」。
類別二：為什麼字軌管理很重要？
字軌管理直接影響：
- 會不會 重號（同一號碼開了兩次）
- 會不會 用錯期別（非當期字軌）
- 會不會 空白號申報／回報不一致
- 查帳時能不能說清楚「這張發票是怎麼開出來的」
類別三：營業人最常見的 6 種錯誤
| 序 | 常見錯誤 | 說明 |
|---|---|---|
| 1 | 用到非當期字軌 | 前一期／下一期字軌混用。 |
| 2 | 重複開立（重號） | 同一號碼開立兩次。 |
| 3 | 多系統共用同一段字軌 | ERP、電商、POS 未切開，易重號或難以追蹤。 |
| 4 | 沒有追蹤剩餘量 | 快用完了才發現，造成開立中斷。 |
| 5 | 空白號回報／申報漏做或逾期 | 未依規範時限處理。每期 5 號前須完成；建議流程見 程式功能與操作說明 之「空白號管理與操作說明」，並善用 EINV450 空白作廢暨跳號查詢 查跳號。 |
| 6 | 手動輸入導致格式或號碼錯誤 | 未經系統驗證。 |
類別四：可能後果（成本與風險）
- 需要補救、重開、對帳、寫說明，耗費大量人力
- 發生爭議時難以舉證（紀錄不完整）
- 嚴重時可能衍生罰則或主管機關要求補正
類別五：預防作法（建議建立的制度）
5.1 切本分流：不同來源用不同段號碼
- ERP 一段
- 電商平台一段
- POS 一段
- 無人設備一段
5.2 三個必要機制
| 機制 | 說明 |
|---|---|
| 範圍驗證 | 不是當期、不是你的範圍就不讓開。 |
| 重號檢查 | 重送不重開，避免重號。 |
| 剩餘量預警 | 提早提醒增號／補號。 |
5.3 例外處理要留痕跡
退貨、折讓、作廢、補登等情境，一定要能回溯：
- 何時
- 由誰
- 因為什麼原因
- 做了什麼處置
類別六：e首發票能協助什麼？
e首發票在字軌與切本管理上，目標是協助營業人把分流、追蹤、提醒、留存紀錄做成制度化作業，降低重號、逾期與查帳對不起來的風險。
| 項目 | 對應文件或程式 |
|---|---|
| 字軌號碼管理、匯入、切本配號、空白號管理 | 程式功能與操作說明 → 發票字軌號碼管理（EINV410）、空白號管理、EINV450 空白作廢暨跳號查詢、雛型檢視 |
| 手動匯入字軌操作 | 程式功能與操作說明 之「手動匯入字軌號碼操作說明」 |
| 逾期稽核與上傳時限 | 逾期稽核與預防處置措施 |
| 取號責任與情境分流 | 情境流程：取號管理差異與選型 |
歸檔說明
- 所屬區塊：二、稽核與新功能
- 類別：字軌管理、常見錯誤、風險與預防、制度建議
- 關聯：發票版開立流程、EINV410 字軌號碼管理、逾期稽核、情境分流
版本紀錄
| 版本 | 日期 | 修改者 | 修改內容 |
|---|---|---|---|
| v1.0 | 2025-02-10 | 專案負責人 | 建立字軌管理常見錯誤與預防。 |